Solemos tener un sinfín de actividades y tareas a realizar todos los días. La pregunta es:
¿Qué hacemos para ser más efectivos?
Podemos utilizar un sistema de “Tres a la Vez” para disminuir el estrés.
Con tantas cosas que hacer es común ahogarnos en la complejidad y extensión de nuestros quehaceres. Hay muchos días cuando podemos estar “ocupados” todo el día y aún así llegar a nuestras casas teniendo la sensación de no haber logrado nada.
Para evitar esta frustración, nos podemos enfocar en tres a la vez. Este ejercicio nace de una idea clásica sobre el tema de manejo del tiempo propuesto por Ivy Lee a Dale Carnegie, hace muchos años para aumentar su productividad.
He realizado algunos cambios para simplificar y aumentar el proceso. Lo único que necesitamos para comenzar es un block de notas. Mientras que cualquier tamaño puede funcionar, el de bolsillo es muy práctico por su tamaño y facilidad de uso.
El primer paso es ir a la última página del block y colocar “Trabajo” en la parte superior de la hoja. Luego colocamos todo lo que tenemos que hacer a nivel laboral sin tomar en cuenta el orden de importancia. Desde las actividades más importantes hasta las que parezcan más insignificantes deben colocarse en el listado. Luego en la siguiente página disponible, desde atrás hacia adelante, colocamos “Personal” en la parte superior de la hoja. A continuación colocamos todo lo que tenemos que hacer a nivel personal. Posteriormente agregamos otras páginas para otras categorías y/o proyectos especiales de ser necesario. A medida que vaya surgiendo otro quehacer, lo colocamos en el listado correspondiente.
Esta primera fase es fundamental para sentirnos en control de nuestras actividades. Es terrible sentir que “estamos olvidando algo”. Tener todos nuestros quehaceres en un solo lugar nos permite ver en un instante todo lo que tenemos pendiente y asegurarnos que no se nos olvida nada. La ventaja de estar escrito en puño y letra es que no tenemos que estar cerca de una computadora o estar viendo nuestro teléfono o agenda electrónica a cada rato, ¡que hoy en día tiene otros riesgos!
Antes de salir del trabajo o acostarnos a dormir en la noche, revisamos todo lo que tenemos pendiente y eliminamos lo que ya ha sido resuelto y lo que ya no aplica. Escogemos los tres más importantes para el día siguiente y los colocamos en la primera página del block sin darle prioridad. En este momento puedes estar pensando, “No tengo tres cosas que hacer que son importantes, ¡tengo miles!” Mientras que esto probablemente sea el caso, hay tres que son más importantes que los demás en este instante. Mañana puede ser que sean otros pero por ahora sólo nos concentraremos en Tres a la Vez.
La mañana siguiente, después de permitir que nuestra mente reflexione sobre éstas tres tareas, le damos prioridad colocando un #1 al lado del más importante. Luego colocamos #2 y un #3 al lado de los otros dos. Cuando comenzamos nuestro día, empezamos solamente con el #1, sin ver y de ser posible, pensar en los demás. Hasta no culminar el #1 o llegar a un obstáculo que inhibe completarlo, no seguimos al #2. Si viene una interrupción, la manejamos y regresamos a la actividad en que estábamos.
Si solamente cumplimos con la tarea más importante en un día, es un día exitoso. Si logramos hacer los tres, ¡maravilloso! Si completamos los tres y/o estamos en una situación donde no podemos realizar ninguno de los tres más importantes, tenemos a la mano todas las otras actividades que tenemos que realizar.
Vivimos nuestras vidas día por día, hora por hora, minuto por minuto. El mañana vendrá cuando venga con o sin nosotros. Nuestra lista de quehaceres nunca termina. Cuando dirigimos nuestra atención a lo más importante que tenemos que realizar hoy, vivimos una vida con intención y dirección.
∞ Rob McBride ∞
LL II 48